Coordinateur·trice administratif·ve

L’association du Planning Familial 78 recherche pour son Espace de Vie Affective Relationnelle et Sexuelle – EVARS – un·e Coordinateur·trice administratif·ve pour assister l’équipe salariée/bénévoles et assurer des fonctions de gestion administrative et financière de l’association. Les missions sont réalisées sous la responsabilité du Conseil d’administration de l’association.

Missions :

• Gérer et suivre les activités de l’équipe salariée/bénévoles : planification et organisation des réunion ; gestion de l’agenda (congés, absences, récupérations, formations) ; suivi des fiches horaires mensuelles et communication des éléments variables de paie ; gestion des demandes de formation ; suivi des demandes de recherches documentaires.
• Organiser et participer aux temps forts de la vie associative ; organisation des réunions internes ; participation à la préparation, l’organisation et la tenue des réunions statutaires
• Gestion administrative : accueil téléphonique : orientation des appels, primo-renseignements ; secrétariat : gestion du courrier et de la boîte mails ; mise à jour annuelle des outils de gestion et conception de nouveaux outils et méthodes permettant d’optimiser le suivi administratif et financier ; renseigner le Recueil des Données du Planning Familial (RDPF) ; suivre la gestion du Numéro Vert National ; assurer la mise à jour des différents annuaires utilisés par l’association ; transmission des informations techniques de l’association départementale vers la confédération et la fédération régionale ; classement et archivage physique et électronique de tous documents de l’association.
• Gestion financière ; assurer et participer à la gestion financière et comptable de l’association : budgets prévisionnels, bilans financiers, suivi comptabilité, opérations de recouvrements physiques et dématérialisées ; participer à l’élaboration et au suivi des différents budgets ; assurer la veille sur les appels à projets et gérer et suivre les dossiers de subventions des volets administratif et financier ; élaborer et suivre les contrats et conventions de financement et de partenariat public et privé et veiller au respect des obligations contractuelles des financeurs ; rechercher des financements et développer de nouveaux partenariats financiers publics ou privés ; suivi de l’ensemble des stocks et commandes nécessaires aux différentes activités de l’association ; gestion et suivi des adhésions en lien avec le conseil d’administration.
• Participation à la vie de l’association : assister aux réunions internes ; participer à la rédaction du bilan d’activité de l’association pour l’assemblée générale annuelle et aux réflexions collectives de l’association ; suivre l’actualité et les actions du Mouvement.

Profil :

• Formation supérieure en gestion administrative et comptables, politiques publiques, Economie Sociale et Solidaire ou du secteur sanitaire et médico-social
• Expérience similaire dans une organisation associative appréciée

Compétences :

• Aptitude à travailler en équipe, capacité d'écoute et d'échange au sein du collectif
• Connaissance des mécanismes de financement et des procédures financeurs (publics et privés)
• Compréhension des modes de financement, de la gestion d’un budget à partir de subventions, et des différentes sources de financement.
• Maitrise de la méthodologie de projet (montage et suivi financier)
• Capacité d’organisation et de rédaction (comptes rendus de réunions, bilans d’activités...)
• Capacité à concevoir et utiliser des outils de suivi et gestion (tableaux de bord, bases de données…)
• Maîtrise des outils de bureautique (traitement de texte, tableur, messagerie...)

Qualités attendues :

• Sens de l'organisation, capacités à prioriser, d'adaptation et d'autonomie dans le travail
• Esprit d’initiative, dynamisme, capacité à travailler en équipe et avec des interlocuteur·ices multiples
• Intérêt pour le travail en équipe et partenarial, capacité d’écoute et d’échange au sein du collectif
• Capacité à suivre la gestion financière et administrative d’une structure associative
• Respect du secret professionnel et de l’éthique
• Adhésion aux valeurs et objectifs de l'association et du Mouvement

• Avantages : Tickets restaurant (60 %) - mutuelle (70%) – Pass Navigo (50%)
• Les déplacements professionnels sont défrayés
• Poste basé au Planning Familial des Yvelines - 204 avenue Paul Raoult - Les Mureaux - 78130
• Lettre de motivation et CV à envoyer avant le 30 juin 2023 : recrutement.mfpf78@gmail.com
• Une période d’entretiens sera organisée courant juillet 2023